Privacyverklaring

Stichting speeltuin De Viking (hierna: de Stichting) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen wij op een transparante manier informatie geven over hoe de Stichting met uw persoonsgegevens omgaat.

Maar wat wordt precies onder persoonsgegevens verstaan? Dat zijn gegevens die u kunnen identificeren als persoon. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn uw naam, adres, geboortedatum en bankrekeningnummer. Onder de nieuwe privacywetgeving geldt ook uw IP-adres als persoonsgegeven. En uw gebruikersnaam, als die overeenkomt met uw werkelijke naam.

Via de (web)winkel van de Stichting worden privacygevoelige gegevens ofwel persoonsgegevens verwerkt. De Stichting doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. De Stichting houdt zich in alle gevallen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die op 25 mei 2018 definitief van kracht wordt.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 24-05-2018.

1) Algemeen

De Stichting:

  • verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt. Deze doelen en soort persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • houdt de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt tot alleen die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden gebruikt;
  • vraagt om uw uitdrukkelijke toestemming als wij die nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • verklaart passende technische en/of organisatorische maatregelen te hebben genomen zodat de bescherming van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geeft geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit wettelijk verplicht is of onderdeel is van het organisatorische beleid (zie punt 3);
  • verklaart op de hoogte te zijn van uw rechten betreffende uw persoonsgegevens en wil u hierop wijzen en dit respecteren.

De Stichting is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring vragen hierover heeft, stuurt u dan een mailtje naar de heer Aart van ‘t Hoff, e-mail: privacy@speeltuindeviking.com.

2) Doeleinden

Waarom verwerkt de Stichting persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door de Stichting verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  1. abonnementenadministratie (zowel online als offline)
  2. informatiebulletins, nieuwsbrieven, uitnodigingen voor bijeenkomsten
  3. toegekend VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) – geldt alleen voor vrijwilligers
  4. vrijwilligers
  5. groepen, scholen en feesten

2-1) Voor de administratie van gezinsabonnementen worden via een papieren aanvraagformulier de volgende persoonsgegevens van u, uw eventuele partner en/of uw kind(eren) verwerkt:

  • NAW-gegevens
  • Geboortedatum
  • Burgerlijke staat
  • Geslacht
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • een foto

Via de webwinkel van de Stichting worden vanwege de administratie van gezinsabonnementen privacygevoelige gegevens ofwel persoonsgegevens verwerkt. De Stichting acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens in een online omgeving van groot belang. Persoonlijke gegevens die via de website worden geregistreerd, worden door de Stichting dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Voor de administratie van gezinsabonnementen worden via de webwinkel van de Stichting de volgende persoonsgegevens van u, uw eventuele partner en/of uw kind(eren) verwerkt:

  • NAW-gegevens
  • Geboortedatum
  • Burgerlijke staat
  • Geslacht
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Een (pas)foto
  • Betaalgegevens
  • Bestelhistorie

NAW-gegevens, geboortedatum en een (pas)foto verwerkt de Stichting in een abonnementsbewijs dat tijdens openingsuren van de speeltuin ter controle van de geldigheid ervan getoond dient te worden. Toegang tot deze gegevens is uitsluitend voorbehouden aan:

  • de abonnementhouder(s) zelf
  • de vrijwilligers die tijdens openingsuren op de speeltuin aanwezig zijn
  • de verwerker van de website-gegevens (zie punt 3)
  • bestuursleden van de Stichting vanwege de administratie

Deze gegevens worden bewaard tot maximaal drie jaar nadat het laatste gezinsabonnement is uitgegeven. Voor foto’s geldt dat die nadat ze in een abonnementspasje zijn verwerkt, zo snel mogelijk van de website worden verwijderd.

Afhandelen bestelling

Om uw bestelling naar tevredenheid te kunnen afhandelen, maakt de Stichting gebruik van uw contactgegevens.

Afhandelen betaalverkeer

Om de betaling van uw bestelling correct te kunnen afhandelen, maakt de Stichting gebruik van uw betaalgegevens in haar administratie.

Uw bestelhistorie inclusief NAW- en betaalgegevens worden bij de Stichting bewaard zolang als nodig is om uw bestelling(en) af te handelen. Daarna geldt een bewaartermijn van 7 jaar (fiscale verplichting).

2-2) Voor de informatiebulletins, nieuwsbrieven en uitnodigingen worden de volgende gegevens van u verwerkt:

  • Naam
  • E-mailadres

2-3) Voor de aanvraag VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) wordt van u verlangd (alleen voor vrijwilligers):

  • Niets, want de aanvraag van een VOG wordt online door de vrijwilliger persoonlijk aangevraagd bij screeningsautoriteit Justis, een onderdeel van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. De Stichting staat buiten de aanvraag zelf en kent voor wat betreft de toekenning van de VOG alleen een ja of nee.

2-4) Voor het solliciteren/aannemen van vrijwilligers worden de volgende persoonsgegevens geregistreerd:

  • NAW-gegevens
  • Geboortedatum
  • Burgerlijke staat
  • Geslacht
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • een foto
  • (toekomstig) bezit van een VOG

2-5) Bij de aanvraag van groepen, scholen en feesten wordt alleen de naam van de contactpersoon verlangd, in combinatie met de NAW-gegevens van de groep, school of organisatie.

3) Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die u aan de Stichting verstrekt kunnen wij aan derden geven indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Instanties waarmee de Stichting persoonsgegevens kan delen zijn:

  • Voor vrijwilligers: de Gemeente Geldrop inzake subsidiedoeleinden en VOG’s. Na toekenning van de VOG wordt een kopie daarvan in de administratie van De Stichting bewaard. Informatie hierover zal de Stichting nooit aan derden verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Zo verbindt de gemeente Geldrop-Mierlo het toepassen van VOG’s aan het toekennen van subsidies. Informatie over het afgeven c.q. weigeren van een VOG aan een vrijwilliger wordt nooit met derden gedeeld.
  • de instelling die de iDEAL-betaling voor uw online bestelling afhandelt. De Stichting maakt hiervoor gebruik van de diensten van TargetMedia/TargetPay. Zie voor de privacyverklaring van deze organisatie: https://www.targetpay.com/dw-cookies/privacy-statement
  • de instelling die de pinbetalingen van uw fysieke bestellingen in het winkeltje van de speeltuin afhandelt. De Stichting maakt hiervoor gebruik van de diensten van CCV. Zie voor de privacyverklaring van CCV:  https://www.ccv.nl/privacy-statement

De Stichting geeft nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Aan andere partijen dan in dit punt 3) genoemd zal de Stichting nooit persoonlijke gegevens van u of vrijwilligers verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. De Stichting verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

4) cookies

Op de website www.speeltuindeviking.com wordt alleen gebruik gemaakt van functionele cookies. Lees daarvoor het cookiebeleid van de Stichting: https://www.speeltuindeviking.com/organisatie/cookiebeleid/

5) minderjarigen

  • De Stichting verwerkt alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Het gaat daarbij om abonnementen die fysiek op de speeltuin worden aangevraagd. Voor minderjarigen die zich aanmelden voor een abonnement geldt dat zulks in alle gevallen onder de verantwoording van de wettelijk vertegenwoordiger geschiedt.
  • Gedurende elk schooljaar is het mogelijk dat minderjarige scholieren stage lopen op de speeltuin. Daarvoor wordt met elke stagiair die zich daartoe aanmeldt een aparte overeenkomst afgesloten. Hiervoor geldt dat de stage alleen door de minderjarige scholier kan worden uitgevoerd als daarvoor schriftelijke toestemming (handtekening) is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Benodigde persoonsgegevens: NAW-gegevens en geboortedatum.

7) bewaartermijn

De Stichting bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist.

8) beveiliging

De Stichting neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Denkt u dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn? Of dat wij zonder toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben gebruikt? Heeft u verdenkingen van misbruik? In al deze gevallen kunt u contact met de Stichting opnemen via het e-mailadres: privacy@speeltuindeviking.com.

9) portretrecht

Tijdens de openingsuren van de speeltuin kunnen foto’s en/of videobeelden gemaakt worden waarop uzelf mogelijk te zien bent. Foto’s waarop uw minderjarige kind identificeerbaar is, zullen alleen met de uitdrukkelijke toestemming van de ouder/begeleider gepubliceerd worden. Treft u desondanks op de website of Facebook een foto van u en/of uw kind(eren) aan die u verwijderd wilt hebben, stuurt u dan een mailtje naar: privacy@speeltuindeviking.com. Vergeet u daarbij niet om een link naar de foto mee te sturen of de naam of identificatie daarvan te geven (bijvoorbeeld ***.jpg). Daarna zal de foto zo snel mogelijk worden verwijderd.

Geen enkele van bovengenoemde foto’s en/of videobeelden die van u zijn of worden gemaakt, mogen door derden worden verspreid. De Stichting zal deze foto’s en/of videobeelden ook niet verkopen aan adverteerders.

10) inzage en wijziging van opgeslagen persoonsgegevens

Voor vragen over het privacybeleid of vragen omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van) uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact met de Stichting opnemen via onderstaande contactgegevens. U kunt de Stichting ook een verzoek toesturen om uw gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Daartoe kunt u deze url gebruiken: https://www.speeltuindeviking.com/informatie/verzoek-toegang-tot-gegevens/

Ook kunt u via het contactformulier een verzoek indienen om een gegevensexport op te vragen voor gegevens die de Stichting met uw toestemming gebruikt, of gemotiveerd aangeven dat u de verwerking van persoonsgegevens door de Stichting wilt laten beperken.

Om misbruik te voorkomen kan de Stichting u daarbij vragen om u degelijk te identificeren. Wanneer het gaat om inzage in persoonsgegevens gekoppeld aan een cookie, dient u een kopie van het cookie in kwestie mee te sturen. U kunt deze terugvinden in de instellingen van uw browser. Als de gegevens niet kloppen, kunt u de Stichting verzoeken om de gegevens te wijzigen of te laten verwijderen.

11) contact

De Stichting biedt via een formulier op de website de mogelijkheid om vragen of opmerkingen door te geven. U wordt daarbij door de Stichting om toestemming gevraagd om de verstuurde gegevens te verwerken en te bewaren. De gegevens die u de Stichting toestuurt, worden bewaard zolang dit nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van uw vragen, opmerkingen of anderszins.

12) Website/webwinkel

De website van de Stichting draait op WordPress, een CMS (Content Management Systeem). Tijdens uw bezoek aan de webwinkel (inzake abonnementen) maakt WordPress gebruik van functionele cookies die de correcte werking van de software waarborgen. Voor de webwinkel wordt de WordPress-module Woocommerce gebruikt. WordPress c.q. Woocommerce kan toegang tot de website c.q. webwinkel hebben om ons (technische) ondersteuning te bieden. Zij zullen uw (en onze) gegevens nooit gebruiken voor een ander doel. WordPress c.q. Woocommerce is verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Deze beveiligingsmaatregelen bestaan uit de toepassing van SSL-encryptie, een sterk wachtwoordbeleid en beveiligde dataopslag. WordPress behoudt zich het recht voor om verzamelde gegevens binnen het eigen concern en gelieerde partners te delen om de dienstverlening verder te verbeteren. WordPress houdt rekening met de geldende wettelijke bewaartermijnen voor (persoons)gegevens. Zie voor het privacybeleid van WordPress: https://nl.wordpress.org/about/privacy/ en voor het privacybeleid van Woocommerce: https://woocommerce.com/privacy-policy/

13) Nieuwsbrief

Op de website kunt u aangeven of u door de Stichting via e-mails op de hoogte wilt blijven van nieuws. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. De Stichting maakt gebruik van Microsoft Office voor het versturen van nieuws, in welke vorm dan ook. Persoonsgegevens worden niet gedeeld met Microsoft. De privacy policy van Microsoft is te vinden op: https://privacy.microsoft.com/nl-nl/privacystatement/

14) Beveiliging

De Stichting heeft alle nodige beveiligingsmaatregelen getroffen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens tot het uiterste te beperken. Een onderdeel daarvan is dat de website van de Stichting integraal is beveiligd met een zogenoemd SSL-certificaat. Dankzij de werking van dit certificaat worden alle persoonlijke gegevens versleuteld en dus onleesbaar voor derden over het internet verstuurd. Een SSL-verbinding is te herkennen aan het slotje in je browser, alsmede aan de url van de website, die begint met https in plaats van http.

15) Social Media

Op de website van de Stichting is een social-media-knop van Facebook opgenomen. Deze knop is alleen een link en geeft geen persoonsgegevens van u als websitebezoeker door aan derden. De knop werd gerealiseerd door een code die werd aangeleverd door Facebook zelf. Lees de privacyverklaring van Facebook (die regelmatig kan wijzigen) om te zien wat Facebook met uw persoonsgegevens doet wanneer u gebruikmaakt van de betreffende website.

16) Google Analytics

De Stichting maakt geen gebruik van Google Analytics en daar worden dan ook geen cookies van geplaatst.

17) Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpt de Stichting u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

18) wijzigingen

De Stichting behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

CONTACTGEGEVENS

Stichting Speeltuin de Viking
Speeltuinpad 2
5666TD Geldrop

voorzitter: Aart van ‘t Hoff
privacy@speeltuindeviking.com

 

 

Speeltuin de Viking Geldrop